Với các các cơ sở giáo dục đại học và cơ sở có hoạt động giáo dục đại học đào tạo các ngành ngoại ngữ, Văn học, Sư phạm Ngữ văn, tiếng Việt và văn hóa Việt Nam, Ngôn ngữ học, Việt Nam học, cũng như các đơn vị được giao nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng tiếng Việt cho người nước ngoài (sau đây gọi tắt là đơn vị) đang hoặc chuẩn bị tổ chức thi đánh giá năng lực ngoại ngữ/tiếng Việt để cấp chứng chỉ thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, Thông tư 09/2026/TT-BGDĐT là “bộ khung tiêu chuẩn vận hành” mới. Dưới đây là checklist triển khai Thông tư 09/2026/TT-BGDĐT cho một cơ sở giáo dục đại học muốn tổ chức thi đánh giá năng lực ngoại ngữ/tiếng Việt.
1. Nhân sự
-
Có quyết định/thỏa thuận thành lập đơn vị/bộ phận phụ trách tổ chức thi trực thuộc trường, đáp ứng tiêu chuẩn “đơn vị tổ chức thi” theo Thông tư 09.
-
Ban hành danh sách nhân sự chuyên môn ra đề – chấm thi: tối thiểu 20 người (tiếng Anh) và tối thiểu 10 người (mỗi ngoại ngữ khác và tiếng Việt), kèm hồ sơ trình độ (tối thiểu thạc sĩ đúng ngành/ngành gần theo quy định).
-
Bảo đảm nhân sự chuyên môn đã được bồi dưỡng/tập huấn nghiệp vụ ra đề – chấm thi nói, viết, chỉ phân công làm đề/chấm đề ở bậc không vượt quá bậc năng lực cá nhân đạt được.
-
Lập danh sách giảng viên, kỹ thuật viên phụ trách thiết bị, phần mềm tổ chức thi, có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm với kỳ thi trên máy tính (nếu có).
-
Bảo đảm toàn bộ nhân sự nêu trên là viên chức hoặc lao động hợp đồng ≥ 12 tháng, toàn thời gian tại trường, có phân công nhiệm vụ rõ ràng, kèm cam kết bảo mật.
2. Cơ sở vật chất (CSVC)
-
Kiểm kê và bố trí phòng thi đáp ứng: đủ ánh sáng, bàn ghế, bảng/màn chiếu, đồng hồ dùng chung, hệ thống PCCC; phòng thi nói trực tiếp có thiết bị ghi âm, ghi hình đạt chất lượng.
-
Trang bị cổng từ hoặc máy quét cầm tay tại khu vực vào phòng thi để kiểm soát vật dụng/thết bị thí sinh mang vào.
-
Xây dựng hệ thống máy tính cho thi trên máy: đủ cho ít nhất 100 thí sinh/lượt (ngoại ngữ) và 30 thí sinh/lượt (tiếng Việt), có máy dự phòng ≥ 5% số thí sinh mỗi phòng, cấu hình tương đương, ổn định.
-
Mỗi máy thi trang bị camera/chụp ảnh, tai nghe và micro, có thiết bị dự phòng tối thiểu 10% số thí sinh/phòng; bố trí khoảng cách hoặc vách ngăn để thí sinh không nhìn màn hình của nhau.
-
Thiết lập giải pháp an ninh mạng và bảo mật đề thi (tường lửa, mã hóa, giải pháp an toàn khi vận chuyển đề qua mạng internet, nếu áp dụng).
-
Lắp đặt hệ thống camera giám sát phủ toàn bộ quá trình tổ chức thi tại phòng thi, phòng chấm thi, khu vực đặt máy chủ; bố trí màn hình giám sát tại phòng trực thi.
3. Phần mềm tổ chức thi
-
Lựa chọn/phát triển phần mềm tổ chức thi có giao diện thân thiện, dễ sử dụng; có khả năng ngắt kết nối với ứng dụng/thiết bị ngoài không liên quan nội dung thi.
-
Đảm bảo phần mềm cho phép thí sinh đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, hiển thị đồng hồ đếm ngược, cho xem/truy cập tuần tự câu hỏi, thống kê câu đã trả lời.
-
Kích hoạt các chức năng bắt buộc: chụp ảnh thí sinh và lưu vào dữ liệu thi, tự động chấm điểm bài trắc nghiệm, tự động lưu bài và đăng xuất khi hết giờ, sao lưu dữ liệu.
-
Bảo đảm phần mềm có chức năng hỗ trợ chấm thi kỹ năng nói và viết (nhập điểm, lưu dữ liệu bài nói/bài viết để hậu kiểm).
4. Ngân hàng câu hỏi và đề thi
-
Thành lập tổ/nhóm xây dựng ngân hàng câu hỏi thi theo đúng nhân sự chuyên môn đã được phê duyệt.
-
Xây dựng ngân hàng câu hỏi chuẩn hóa đủ để tạo tối thiểu 70 đề thi (ngoại ngữ) và 30 đề thi (tiếng Việt); mỗi câu hỏi đều có hồ sơ thử nghiệm (mẫu ít nhất 50 thí sinh), phân tích độ khó bằng lý thuyết khảo thí cổ điển và hiện đại.
-
Thiết lập quy trình rút đề thi ngẫu nhiên từ ngân hàng: chỉ rút đề khi ngân hàng đủ câu hỏi để tạo ít nhất 20 đề; bảo đảm các đề ở cùng định dạng tương đương về độ khó.
-
Quy định rõ: trong cùng một lần thi, mỗi thí sinh có một mã đề riêng, thí sinh ngồi cạnh nhau không trùng đề; câu hỏi đã sử dụng chỉ được dùng lại sau tối thiểu 12 tháng.
-
Thiết lập quy trình lưu trữ đề thi: sau mỗi đợt thi, lưu đề ra CD/DVD dưới dạng mã hóa, niêm phong, lập biên bản với sự chứng kiến của lãnh đạo, thư ký, giám sát; chỉ mở khi có yêu cầu cơ quan quản lý.
-
Lên kế hoạch bổ sung đề thi hàng năm để đến trước 31/12 luôn bảo đảm đủ số lượng đề tối thiểu cho năm tiếp theo; nếu dùng chung ngân hàng với đơn vị khác thì phải có hợp đồng/thỏa thuận bảo mật rõ ràng.
5. Quy chế, quy trình tổ chức thi
-
Ban hành Quy chế tổ chức thi nội bộ của trường: quy định rõ tổ chức, hoạt động, liên kết, tài chính, công khai thông tin, báo cáo; quy định bảo mật ngân hàng câu hỏi – đề thi; quy trình phòng, chống thi hộ, thi thay.
-
Xây dựng Đề án tổ chức thi theo mẫu Phụ lục II, gồm đầy đủ các mục: tổ chức & quản trị, CSVC, phần mềm, trang thông tin điện tử, đề thi – ngân hàng câu hỏi, quy định tổ chức thi, quy trình chuẩn bị thi, coi thi, chấm thi, phúc khảo, kèm các biểu mẫu thông báo và phụ lục minh chứng.
-
Thiết kế chi tiết quy trình chuẩn bị thi: lập kế hoạch đợt thi, đăng ký dự thi, xếp phòng, phân công coi thi/chấm thi, kiểm tra CSVC – phần mềm – an ninh, in và thử đề minh họa trên hệ thống.
-
Thiết kế quy trình coi thi: kiểm tra giấy tờ, an ninh đầu vào (cổng từ/máy quét), hướng dẫn sử dụng máy, giám sát phòng thi, xử lý sự cố kỹ thuật và các tình huống vi phạm.
-
Thiết kế quy trình chấm thi và phúc khảo: phân công chấm trắc nghiệm (tự động) và chấm nói/viết (nhân sự chuyên môn), lưu trữ bài và kết quả, lập biên bản chấm, quy định rõ điều kiện – thời hạn nhận đơn phúc khảo, cách xử lý kết quả sau phúc khảo.
-
Ban hành quy định về lưu trữ và bảo mật hồ sơ thi: danh sách thí sinh, bảng điểm, danh sách cấp chứng chỉ được lưu vĩnh viễn; dữ liệu bài thi, camera, hồ sơ coi – chấm thi, CD/DVD đề thi lưu theo đúng thời hạn quy định.
6. Trang thông tin điện tử, công khai thông tin và báo cáo
-
Nâng cấp/trang bị trang thông tin điện tử phục vụ công tác tổ chức thi với các chức năng: công bố định dạng đề thi, đề minh họa, quy chế/quy trình tổ chức thi, lịch thi, địa điểm thi, danh sách thí sinh vi phạm và bị cấm thi.
-
Bảo đảm website có chức năng đăng ký dự thi trực tuyến, tra cứu kết quả thi, công bố cách thức tra cứu và kênh hỗ trợ (email, hotline).
-
Xây dựng chức năng tra cứu – xác minh chứng chỉ cho đơn vị sử dụng chứng chỉ với các trường thông tin tối thiểu: họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tùy thân, ảnh khi dự thi, ngày thi, kết quả, số hiệu chứng chỉ, bậc đạt được.
-
Thiết lập quy trình báo cáo định kỳ 2 lần/năm (trước 15/6 và 15/12) về kết quả tổ chức thi ngoại ngữ/tiếng Việt theo mẫu Phụ lục III, gửi Bộ GDĐT (Cục Quản lý chất lượng).
Lưu ý: Check list hỗ trợ triển khai Thông tư 09/2026/TT-BGDĐT – Đối chiếu đầy đủ với văn bản chính thức trước khi áp dụng.
